Introducción al estudio del Sistema Presupuestario

En  la administración es necesario aplicar la función de la planeación para estimar las acciones que deben realizar las organizaciones,  de forma tal que se cumplan las actividades relacionadas con la razón social de la misma. De esta forma la organización no pierde el rumbo, pudiendo elevar la competitividad empresarial y garantizando un nicho en el mercado.

En la medida que la incertidumbre del mercado repercute de forma negativa en los resultados de la empresa, se requiere de un mayor número de operaciones con un orden establecido, entonces estas operaciones deben proyectarse así como el financiamiento necesario para ejecutarlas, para evitar las improvisaciones innecesarias que deterioren la toma de decisiones.

Se establece por primera vez el presupuesto como herramienta en la revolución industrial, en Inglaterra a fines del siglo XVIII El ministro de Finanzas realizó la apertura de El Presupuesto, en el que basaron  sus planes, los gastos posibles y su control.  Sin embargo no es hasta 1925, que en E.U.A se inicia la evolución y madurez del presupuesto, ya que la iniciativa privada comienza a observar que puede utilizarlos para controlar mejor sus gastos, en concordancia con el rápido crecimiento económico y de las nuevas formas de organización propias de la creciente industria; aprobándose la Ley del Presupuesto Nacional, y estableciéndolo como instrumento de la administración oficial.

Iniciándose la aplicación de un buen método de plantación empresarial; cuya eficacia pronto se hizo patente. Habiéndose integrado, con el correr del tiempo, un cuerpo doctrinal conocido como Control Presupuestal. A partir de esta época se exportó a América, Europa, básicamente a Francia y Alemania.

Toda organización al formular sus planes, deberá delimitar específicamente las atribuciones y responsabilidades, para que cada individuo sepa cómo debe actuar sin temor a extralimitarse ni lesionar los derechos de las demás personas.

“Un presupuesto es la expresión cuantitativa de un plan de acción propuesto por la gerencia para un periodo específico, y una ayuda para coordinar todo aquello que se necesita para implantar dicho plan, y sirve como un proyecto a seguir por la compañía en un periodo futuro. Un presupuesto financiero cuantifica las expectativas de la administración con respecto a utilidad, flujos de efectivo, y situación financiera”. Horngren, Charles T. (Pág. 181).

Según Burbano es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

Por ende es una proyección de acciones a acometer por las organizaciones para garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales, donde se reflejan los objetivos, la justificación, los responsables y las necesidades, considerándose una ley de implementación ya una vez garantizado el financiamiento para la ejecución del mismo.

Funciones administrativas del presupuesto

Previsión-planeación, permite disponer de los convenientes para atender a tiempo las necesidades presumibles.

Organización-facilita la estructuración de las relaciones entre funciones, niveles, y actividades.

Coordinación-dirección, este equilibra las diferentes secciones que integran la organización.

Control-acción de apreciación si los planes y objetivos se están cumpliendo.

La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización., El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias. Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

Principios del Presupuesto

v  Programación

ü  Contenido

ü  Forma

v  Integralidad

v  Universalidad

v  Exclusividad

v  Unidad

v  Acuciosidad

v  Claridad

v  Especificación

v  Periodicidad

v  Continuidad

v  Flexibilidad

v  Equilibrio

Ventajas del presupuesto

ü  Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables, ayudando a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización

ü  Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

ü  Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

ü  Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

ü  Sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.

ü  Las duplicaciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.

Limitaciones de los presupuestos:

1. La incapacidad de la dirección para comprender su sistema. Los directivos se preocupan por el detalle o tratan de controlar los factores equivocados.
2. Se basa en estimaciones.
3. Requiere un continuo monitoreo para el control, evaluación y ajuste.

4. La falta de respaldo por parte de la dirección al sistema presupuestal. La dirección general no apoya a la actividad o no participa en esta con sentido.

5. La incapacidad para entender la importancia crítica del papel de los presupuestos en el proceso administrativo.

 6. El compromiso excesivo del proceso presupuestal o la indebida dependencia en el mismo, es decir, tratar de sustituir el juicio por los presupuestos.

Clasificación

Para Sarmiento (1999), la clasificación más acertada de los tipos de presupuestos sería la siguiente:

Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber: 1) Según la flexibilidad, 2) Según el periodo de tiempo que cubren, 3) Según el campo de aplicabilidad de la empresa, 4) Según el sector en el cual se utilicen.

Según la flexibilidad:

Rígidos, estáticos, fijos o asignados: Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público.

Flexibles o variables: Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos.

Según el periodo de tiempo:

A corto plazo: Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias.

 A largo plazo: Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

Según el campo de aplicación en la empresa:

De operación o económicos: Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:

Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos.

Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales.

 Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.

Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.

 Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.

Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el “presupuesto de presupuestos”.

Financieros: En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorería y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables.

Presupuesto de Tesorería: Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se puede llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organización necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente.

Presupuesto de erogaciones capitalizables: Es el que controla, básicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.

Según el sector de la economía en el cual se utilizan:

Presupuestos del Sector Público: Son los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones.

Presupuestos del Sector Privado: Son los usados por las empresas particulares. Se conocen también como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa.

Diferencias entre el sector público y privado.

Peña (2014)

Diferencias entre periodos y subperíodos presupuestarios

El periodo presupuestario es l espacio de tiempo que cubre cada presupuesto y suele ser de un año de duración. De acuerdo a la clase de empresa y a las condiciones reinantes, tal período puede cubrir un semestre y subdividirse en sub períodos de trimestres, de meses o semanas. El período sería entonces el lapso de tiempo escogido como base, y a los sub p períodos las partes en que se hubieren divido el período. (Gómez, 1992 Pág. 1-5).

BIBLIOGRAFÍA

Burbano Ruiz, Jorge E. (1999), Presupuesto enfoque moderno de planeación de re cursos. Colombia Editorial Mc Graw Hill.

Contabilidad de Costos. Conceptos y aplicaciones para la toma de decisiones gerenciales. Horngren, Charles T. (Pág. 181)

Gomez Rondón, Francisco (1992) Presupuesto (Teoría y práctica integral, resuelta y aplicada) Venezuela fondo Editorial del Licdo. Francisco Gómez Rondón.

Peña Yulemi (1994), Elementos conceptuales del presupuesto. Disponible en: http://contabilidad-recursosfin-uds.blogspot.com/2014/06/elementos-conceptuales-del-presupuesto.html