En la administración es necesario aplicar la
función de la planeación para estimar las acciones que deben realizar las
organizaciones, de forma tal que se
cumplan las actividades relacionadas con la razón social de la misma. De esta
forma la organización no pierde el rumbo, pudiendo elevar la competitividad
empresarial y garantizando un nicho en el mercado.
En
la medida que la incertidumbre del mercado repercute de forma negativa en los
resultados de la empresa, se requiere de un mayor número de operaciones con un
orden establecido, entonces estas operaciones deben proyectarse así como el
financiamiento necesario para ejecutarlas, para evitar las improvisaciones
innecesarias que deterioren la toma de decisiones.
Se
establece por primera vez el presupuesto como herramienta en la revolución
industrial, en Inglaterra a fines del siglo XVIII El ministro de Finanzas
realizó la apertura de El Presupuesto, en el que basaron sus planes, los gastos posibles y su control. Sin embargo no es hasta 1925, que en E.U.A se
inicia la evolución y madurez del presupuesto, ya que la iniciativa privada
comienza a observar que puede utilizarlos para controlar mejor sus gastos, en
concordancia con el rápido crecimiento económico y de las nuevas formas de
organización propias de la creciente industria; aprobándose la Ley del
Presupuesto Nacional, y estableciéndolo como instrumento de la administración
oficial.
Iniciándose
la aplicación de un buen método de plantación empresarial; cuya eficacia pronto
se hizo patente. Habiéndose integrado, con el correr del tiempo, un cuerpo
doctrinal conocido como Control Presupuestal. A partir de esta época se exportó
a América, Europa, básicamente a Francia y Alemania.
Toda
organización al formular sus planes, deberá delimitar específicamente las
atribuciones y responsabilidades, para que cada individuo sepa cómo debe actuar
sin temor a extralimitarse ni lesionar los derechos de las demás personas.
“Un
presupuesto es la expresión cuantitativa de un plan de acción propuesto por la
gerencia para un periodo específico, y una ayuda para coordinar todo aquello
que se necesita para implantar dicho plan, y sirve como un proyecto a seguir
por la compañía en un periodo futuro. Un presupuesto financiero cuantifica las
expectativas de la administración con respecto a utilidad, flujos de efectivo,
y situación financiera”. Horngren, Charles T. (Pág. 181).
Según
Burbano es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en
valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo
ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de
responsabilidad de la organización.
Por
ende es una proyección de acciones a acometer por las organizaciones para
garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales, donde se reflejan
los objetivos, la justificación, los responsables y las necesidades,
considerándose una ley de implementación ya una vez garantizado el
financiamiento para la ejecución del mismo.
Funciones administrativas del
presupuesto
Previsión-planeación,
permite disponer de los convenientes para atender a tiempo las necesidades
presumibles.
Organización-facilita
la estructuración de las relaciones entre funciones, niveles, y actividades.
Coordinación-dirección,
este equilibra las diferentes secciones que integran la organización.
Control-acción
de apreciación si los planes y objetivos se están cumpliendo.
La
principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de
la organización., El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es
lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados
correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias. Los
presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro
de la organización.
Principios
del Presupuesto
v Programación
ü Contenido
ü Forma
v Integralidad
v Universalidad
v Exclusividad
v Unidad
v Acuciosidad
v Claridad
v Especificación
v Periodicidad
v Continuidad
v Flexibilidad
v Equilibrio
Ventajas del presupuesto
ü Por
medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en
unos límites razonables, ayudando a minimizar el riesgo en las operaciones de
la organización
ü Sirven
como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y
direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
ü Cuantifican
en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
ü Las
partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas en
un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez
que se hayan completado los planes y programas.
ü Sirven
como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente
entre ejecutivos de un nivel a otro.
ü Las
duplicaciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes
observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.
Limitaciones
de los presupuestos:
- La
incapacidad de la dirección para comprender su sistema. Los directivos se
preocupan por el detalle o tratan de controlar los factores equivocados.
- Se
basa en estimaciones.
- Requiere
un continuo monitoreo para el control, evaluación y ajuste.
4.
La falta de respaldo por parte de la dirección al sistema presupuestal. La
dirección general no apoya a la actividad o no participa en esta con sentido.
5.
La incapacidad para entender la importancia crítica del papel de los
presupuestos en el proceso administrativo.
6. El compromiso excesivo del proceso
presupuestal o la indebida dependencia en el mismo, es decir, tratar de
sustituir el juicio por los presupuestos.
Clasificación
Para
Sarmiento (1999), la clasificación más acertada de los tipos de presupuestos
sería la siguiente:
Los
presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber: 1) Según
la flexibilidad, 2) Según el periodo de tiempo que cubren, 3) Según el campo de
aplicabilidad de la empresa, 4) Según el sector en el cual se utilicen.
Según la flexibilidad:
Rígidos,
estáticos, fijos o asignados: Son aquellos que se elaboran para un único nivel
de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que
ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico,
político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente
en el sector público.
Flexibles
o variables: Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se
pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran
aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos
adaptativos, pero complicados y costosos.
Según el periodo de tiempo:
A
corto plazo: Son los que se realizan para cubrir la planeación de la
organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los
países con economías inflacionarias.
A largo plazo: Este tipo de presupuestos
corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados
y grandes empresas.
Según el campo de aplicación en la
empresa:
De
operación o económicos: Tienen en cuenta la planeación detallada de las
actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y,
su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos
presupuestos se pueden destacar:
Presupuestos
de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y
productos.
Presupuestos
de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información
necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de
máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales.
Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que
prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante
determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.
Presupuesto
de Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el
presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de
venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.
Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial
en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás
presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los
recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.
Presupuesto
Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa.
Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser
concebido como el “presupuesto de presupuestos”.
Financieros:
En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el
balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorería y 2) el de Capital o
erogaciones capitalizables.
Presupuesto
de Tesorería: Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles
en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se puede llamar también
presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los
recursos monetarios que la organización necesita para desarrollar sus
operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente.
Presupuesto
de erogaciones capitalizables: Es el que controla, básicamente todas las
inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de
inversión y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a
cabo.
Según el sector de la economía en
el cual se utilizan:
Presupuestos
del Sector Público: Son los que involucran los planes, políticas, programas,
proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de
control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas
de asignación de recursos para gastos e inversiones.
Presupuestos
del Sector Privado: Son los usados por las empresas particulares. Se conocen
también como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las
actividades de una empresa.
Diferencias entre el sector público
y privado.
Peña (2014)
Diferencias entre periodos y subperíodos
presupuestarios
El
periodo presupuestario es l espacio de tiempo que cubre cada presupuesto y suele
ser de un año de duración. De acuerdo a la clase de empresa y a las condiciones
reinantes, tal período puede cubrir un semestre y subdividirse en sub períodos
de trimestres, de meses o semanas. El período sería entonces el lapso de tiempo
escogido como base, y a los sub p períodos las partes en
que se hubieren divido el período. (Gómez, 1992 Pág. 1-5).
BIBLIOGRAFÍA
Burbano Ruiz,
Jorge E. (1999), Presupuesto enfoque moderno de planeación de re cursos.
Colombia Editorial Mc Graw Hill.
Contabilidad
de Costos. Conceptos y aplicaciones para la toma de decisiones gerenciales. Horngren,
Charles T. (Pág. 181)
Gomez Rondón,
Francisco (1992) Presupuesto (Teoría y práctica integral, resuelta y aplicada)
Venezuela fondo Editorial del Licdo. Francisco Gómez Rondón.
Peña Yulemi
(1994), Elementos conceptuales del presupuesto. Disponible en: http://contabilidad-recursosfin-uds.blogspot.com/2014/06/elementos-conceptuales-del-presupuesto.html
